Fare ufficio stampa vuol dire portare le notizie della tua organizzazione alle persone giuste nelle redazioni e rispondere bene quando ti cercano. Un'associazione o un comitato senza budget può farlo con una persona responsabile, una lista di giornalisti costruita tema per tema e messaggi personali, rispettando le regole sui dati personali.
Non servono agenzie né abbonamenti a banche dati. Servono costanza, notizie vere e un contatto che risponde al telefono. Questa guida spiega come organizzarti, come trovare chi scrive dei tuoi temi e come scrivergli nel modo corretto, anche dal punto di vista del GDPR.
Che cosa fa un ufficio stampa
Che sia una persona volontaria o un piccolo gruppo, l'ufficio stampa di un'associazione fa sempre le stesse cose:
- riconosce le notizie: un'iniziativa, un dato, una decisione che riguarda la vostra causa;
- scrive comunicati e inviti alla stampa;
- tiene la lista dei giornalisti, aggiornata e con l'origine di ogni contatto;
- risponde alle richieste delle redazioni, in fretta;
- prepara chi parla a nome dell'organizzazione;
- tiene traccia di dove e come siete usciti.
Per le amministrazioni pubbliche esiste una legge apposita, la legge 150 del 2000, che all'articolo 9 regola i loro uffici stampa e chiede che il personale sia iscritto all'albo dei giornalisti. Quella legge riguarda le amministrazioni, non le associazioni: un comitato o un'associazione può organizzare il proprio ufficio stampa come preferisce.
Come organizzare un ufficio stampa senza budget
- Una persona responsabile e una di riserva. Chi riceve le chiamate deve poter rispondere o richiamare in giornata. Le redazioni lavorano con scadenze di ore, non di giorni.
- Un numero e un'email dedicati. Una casella tipo stampa@ letta tutti i giorni e un telefono che non cambia quando cambia il volontario.
- Una pagina stampa sul sito. Comunicati in ordine di data, tre righe su chi siete, foto utilizzabili con il credito da indicare, il nome di chi parla per l'organizzazione e i contatti.
- Una scheda dei numeri. Tre o cinque dati sulla vostra causa, ognuno con la fonte, da aggiornare quando escono dati nuovi.
- Uno o due portavoce preparati. Persone che sanno dire in trenta secondi cosa chiedete e perché, e che accettano di essere citate con nome e ruolo.
- Un calendario delle occasioni. Giornate nazionali e internazionali sul tema, sedute del consiglio comunale, scadenze di bandi e leggi, anniversari: sono i giorni in cui le redazioni cercano voci.
- Un archivio delle uscite. Data, testata, titolo e link: serve per capire cosa funziona e per mostrare il lavoro a soci e sostenitori.
Per scrivere i comunicati trovi struttura ed esempi completi nella guida al comunicato stampa con esempi.
Come trovare i giornalisti giusti per tema
La lista giusta non è la più lunga, è quella fatta di persone che scrivono davvero dei tuoi temi. Si costruisce leggendo:
- le firme degli articoli sul tuo tema negli ultimi mesi, nelle testate nazionali, locali e nelle agenzie di stampa;
- le pagine della redazione delle testate locali, che spesso indicano chi segue cronaca, ambiente, scuola o politica cittadina;
- le trasmissioni locali di radio e televisione, e i podcast che trattano il tuo tema;
- le newsletter di giornalisti e testate dedicate a un argomento;
- i profili professionali pubblici, dove molti giornalisti indicano di cosa si occupano.
Annota tutto in un foglio di calcolo semplice. Queste sono le colonne che servono davvero:
| Colonna | Perché serve |
|---|---|
| Nome e testata | Per scrivere alla persona giusta, non alla redazione generica. |
| Temi | Per mandare solo le notizie che la riguardano. |
| Ultimo articolo sul tema, con link | Per citarlo nel messaggio e capire se segue ancora l'argomento. |
| Email di lavoro e da dove viene | Per poter dire, nel primo messaggio, come hai trovato l'indirizzo. |
| Ultimo contatto e risposta | Per non scrivere troppo spesso e ricordare cosa le interessa. |
| Non contattare | Per non reinserire per errore chi ha chiesto di non ricevere altro. |
Ripassa la lista ogni pochi mesi: chi ha cambiato testata o argomento va aggiornato o tolto. Per sapere chi sta scrivendo del tuo tema in questi giorni aiuta una rassegna stampa online fatta ogni mattina.
Come contattare un giornalista
Il primo messaggio è breve e scritto per quella persona. Deve dire perché scrivi proprio a lei, qual è la notizia e cosa puoi offrire: un dato, una persona da intervistare, foto, un documento. Un esempio, con dati di fantasia tra parentesi quadre:
Buongiorno [Nome], sono [Nome Cognome] del Comitato Inquilini Quartiere Est di [Città]. Ti scrivo perché hai seguito la questione degli sfratti in città, per esempio nel tuo articolo del [data]. Martedì apriamo uno sportello gratuito per chi vive in affitto: sotto trovi il comunicato. Se ti interessa, posso metterti in contatto con due volontari e con una famiglia che ha accettato di raccontare la sua storia.
Ho trovato il tuo indirizzo nella firma dei tuoi articoli su [testata]. Se non vuoi ricevere altre proposte da noi, rispondi «no grazie» e non ti scriveremo più.
Qualche regola pratica:
- una proposta alla volta, e solo quando c'è una notizia;
- il testo nel corpo dell'email, con il titolo della notizia nell'oggetto;
- un solo richiamo, per offrire qualcosa in più, non per chiedere se l'email è arrivata;
- se offri un'esclusiva, offrila a una persona per volta e dille fino a quando vale;
- se una redazione ti chiama, richiama subito: la disponibilità conta quanto la notizia.
Contatti dei giornalisti e GDPR: le regole da seguire
L'email di un giornalista, anche se pubblicata nella firma di un articolo, è un dato personale. Il Garante privacy, nelle linee guida del 4 luglio 2013 su attività promozionale e spam, ha chiarito che il fatto che un indirizzo si trovi facilmente online non autorizza a usarlo per inviare comunicazioni promozionali automatizzate senza consenso. Per questo l'indirizzo di un giornalista va usato solo per ciò per cui è pubblico: proporgli notizie sul tema di cui scrive, con un messaggio personale. Mai per newsletter, appelli di raccolta fondi, propaganda o invii di massa.
Il Regolamento europeo sulla protezione dei dati aggiunge tre obblighi concreti quando l'indirizzo non te l'ha dato la persona:
- Dire da dove viene l'indirizzo. L'articolo 14 chiede di indicare la fonte dei dati, e se sono presi da fonti accessibili al pubblico, al più tardi al momento della prima comunicazione.
- Dire come opporsi. L'articolo 21 prevede il diritto di opposizione e chiede di presentarlo in modo esplicito, chiaro e separato dal resto, al più tardi nel primo messaggio.
- Rispettare l'opposizione. Chi chiede di non ricevere altro va tolto subito e non ricontattato. Tieni una nota della richiesta, così non lo reinserisci per errore.
Se scrivi senza un consenso, di solito ti appoggi al legittimo interesse previsto dall'articolo 6, che richiede di bilanciare il tuo interesse con i diritti e le libertà della persona. Un messaggio pertinente, personale e facile da rifiutare è il modo concreto per stare da quella parte del bilancio. Non passare la tua lista ad altre organizzazioni e cancella i contatti che non usi più.
Questa sezione è un orientamento generale, non una consulenza legale: per i casi concreti verifica con un legale o con il Garante per la protezione dei dati personali.
Oltre ai giornali: radio, televisioni locali e podcast
Le radio e le televisioni locali cercano ospiti che sappiano spiegare un tema in pochi minuti, spesso con poco preavviso. I podcast cercano storie e competenze, con tempi più lunghi. In entrambi i casi la proposta funziona come per i giornali: ascolta qualche puntata, scrivi a chi conduce o cura il programma, spiega in tre righe chi proponi e di cosa può parlare. Per capire come cambia la conversazione sul tuo tema anche fuori dai giornali serve il social listening.
Come farlo con Poliscope
Poliscope collega Claude o ChatGPT a strumenti che fanno la parte lunga del lavoro di ufficio stampa:
- lo strumento Giornalisti sul tema trova chi ha scritto del tuo tema nelle testate italiane, nazionali, locali e agenzie, negli ultimi giorni, con il numero di articoli, gli ultimi titoli con link e data e le testate che ne scrivono senza firma; se lo chiedi cerca l'email di lavoro dei primi della lista e ne controlla la casella, segnandola come valida o da confermare;
- lo strumento Podcast sul tema trova le puntate in cui si parla del tuo tema, con il passaggio della trascrizione, e i programmi che ne parlano più spesso, dove proporre un ospite;
- lo strumento Cerca ora mostra cosa si dice sul tema in questi giorni nelle notizie e sui social, ordinato per visualizzazioni, per trovare l'aggancio giusto per la tua proposta.
Puoi scrivere, per esempio: «Siamo un comitato per la qualità dell'aria in città: trovami i giornalisti che ne hanno scritto negli ultimi 60 giorni, con l'email di lavoro dei primi cinque, e i podcast dove proporci come ospiti.» Le email arrivano con le regole per usarle: solo proposte pertinenti e personali, mai invii di massa, e nel primo messaggio da dove viene l'indirizzo e come chiedere di non ricevere altro. Controlla sempre nome e testata prima di scrivere. Per provarlo, registrati: hai 5 € di credito in regalo, senza carta.